フローチャートとは

フローチャートとは、順番や分岐をつけて、複雑な工程をわかりやすく表現した図になります。分岐の条件、開始終了のタイミング、工数、担当などので情報で構成され、システム処理や業務フローといった用途で使われます。

この記事では、フローチャートの概要やメリット、基本の記号、作成のポイントなどについて解説します。

フローチャートの概要

主に「円形・長方形・ひし形などの図形」と「矢印」を用いて作成されるシンプルな構造のため、誰でも理解しやすいという特徴があります。

製造プロセス管理やソフトウェア開発、アルゴリズム設計、MAやSFAのシナリオ設計など、様々な現場で活用される、非常に汎用性の高い手法です。

近年ではプロジェクトの高度化・大規模化が進み、関係者が増え、業務プロセスが複雑になることも多いため、フローチャートが活躍する場面も増えています。

業務フロー図の作り方が知りたい方は、以下の記事もチェックしてみてください。

業務フロー図の書き方を0から解説_12の業務の種類、目的、記号、便利ツールを紹介

フローチャートの基本記法

基本的な4つのフローチャート記号

ここでは、基本的な4つのフローチャート記号を紹介します。

これ以外にも、業界や業務内容によって様々なフローチャート記号がありますが、よほど専門性の高い複雑なフローチャートを作るのでない限り、あえて利用する必要はありません。

開始・終了（端子）

「開始・終了（端子）」は、角丸の四角形または楕円形の図形です。

一連のフローの「始点」または「終点」を表し、システム開発の現場では「外部環境からの入口・出口」を表す記号としても用います。
簡単に言えば「ここから新しいフローが始まりますよ」「ここでフローが終わりますよ」という合図です。

フローチャートのスタートとゴールに配置され、どのように始まって、どのように終わるフローなのかをわかりやすく示すのに使われます。

プロセス（処理）

「プロセス（処理）」は、四角形の図形です。

フローチャート内の各プロセスや作業、単一の処理を表現する記号として用います。
簡単に言えば「分岐せず通過する、フローの中のステップの1つ」です。

1つのプロセス（処理）の図形の中に複数の処理を書き込むとわかりづらいため、基本的には1ボックスに1処理を書き込みます。記載する内容もなるべく簡潔にしましょう。

条件分岐（判断）

「条件分岐（判断）」は、ひし形の図形です。

「Yes／No」や「ある／なし」のように、フローの途中で条件によってルートが分岐するような場合に利用します。3つ以上の分岐が発生する場合にも使うことができます。

例えば、ユーザーが管理画面にログインする場合に、入力したパスワードが「正しい」か「正しくないか」で、次に表示するページやメッセージが異なる場合などをイメージするとわかりやすいでしょう。

条件分岐をした結果、前の処理に戻ったり、同じ処理を何度も繰り返したりするようなフローチャートも作成することができます。

線・矢印

「線・矢印」は、プロセス（処理）や条件分岐（判断）の間をつなぐ記号です。

作業や処理が同時に進む場合には「線」を、時系列で進む場合には「矢印」をそれぞれ用いましょう。

要素同士を線・矢印でつなぐ際には、線を斜めにしたり、交差させたり、複雑に折り曲げることはなるべく避け、見やすいシンプルなフローチャートを作りましょう。

フローチャートの発展的な活用

マニュアル管理

フローチャートの各工程に詳細な手順書を記載しましょう。

手順書をフローチャートに組み込むことで、必要なタイミングで簡単に情報を見つけることができます。

Strapでは、折りたたみできる文章を図形に追加できます

プロセス管理

フローチャートを作成した後は、運用に必要な情報を追記することをおすすめします。担当者の割り当てや業務上の注意点を明確に記載し、運用がスムーズになるようにしましょう。

Strapでは、担当者や注意点のメモ書きを簡単に追記できます

プロセス分析

工数や目標時間をフローチャートに追記し、合計値を計算することで、定量的に業務を分析できます。各工程の効率性や全体のパフォーマンスを具体的な数値で評価することが可能です。

Strapでは、数値入力と合計計算を行う機能をご利用いただけます

AIでフローチャート作成なら、Strap（ストラップ）

シンプルで綺麗な作図ができる国産ツールです。（この記事の画像は、すべてStrapで制作したものです）

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業務フロー図の種類

フローチャートを作成する4つのメリット

フローチャートを作成する4つのメリットを解説します。

処理やフローの全体像が把握できる

処理やフローをフローチャートにすることで、全体像を可視化することができます。
これにより、全体の構造、工程の数や種類、工程同士の関係性などをひと目で把握できるようになります。

例えば、製造プロセスをフローチャート化することにより、いつ・誰が・どのように・何を対応するのかという全体像が明確になるため、管理者は実際の現場を見なくとも注意すべきポイントや改善できそうな工程を見つけ出すことができます。

また、ソフトウェア開発において、ソフトウェアにおいて想定される処理をフローチャート化しておけば、どこでどのような機能が必要になるのか、その開発にはどのくらいの工数がかかるのか、などを見積もることもできます。

このように、全体像を可視化しておけば、処理やフローが開始される前に実行後の状況をイメージし、事前に適切な対応をしたり、体制を整備することができます。
また、処理やフローが開始された後に問題が発生しても、フローチャートに基づいてすぐに根本的な原因を発見することができるでしょう。

業務やシステムの属人化を防げる

業務プロセスやシステム設計をフローチャート化しておくことで、実際に業務に携わるメンバー以外でも業務やシステムの流れを理解することができます。
これが、業務やシステム管理の属人化を防ぐことにつながります。

例えば、非常に複雑な業務プロセスにおいて、フローチャートのような設計図がなく、担当者しか業務やシステムの流れを知らなかったとしたらどうなるでしょうか。
当然ですが、その担当者が休職・退職してしまった場合に、誰もその業務を引き継ぐことができなくなってしまいます。複雑性が高い業務はステークホルダーも多くなりがちなので、業務が滞った場合の影響範囲も大きくなってしまうでしょう。

しかし、フローチャートを作成しておけば、担当者に属人化されていた業務プロセスやシステム設計が明らかになります。
担当者が変わったり増えたりしても引き継ぎや共有が簡単にできるため、メンバーの入れ替わりがよく起こるプロジェクトや、複雑なプロセスを複数人で管理しなければならない業務などでは特に有効です。

各工程やプロセス全体の効率化を図れる

フローチャートを作成することで、業務やシステムの手順や流れを客観的・俯瞰的に意識することができるようになり、それが効率化や改善のアイデアにつながります。
特定の業務やシステムに日常的に触れていると、どうしても主観的・近視眼的なものの考え方をしてしまいますよね。フローチャートは、それを防ぐことができます。

例えば、ある機械を組み上げる製造プロセスについて考えてみてください。
場当たり的に「このパーツができたから、次はこのパーツを組み上げて...」と作業をしていると「あ、この部品を発注しないといけなかった！」「このパーツを先に組み上げておかないといけないんだった...」といったミスが多発します。
しかし、事前にフローチャートですべてのプロセスを可視化できていれば「次は何の作業で、部品は何を使用し、いつまでに仕入れる必要があるか、いつまでに仕上げるのか」が分かり、作業も準備も進めやすくなります。

結果的に、業務やシステム全体の生産性向上が期待できるでしょう。

フローの抜け漏れをチェックできる

フローチャートで工程を洗い出し、工程同士のつながりを可視化する過程で、自然と「この工程の次はこの工程が必要だ」「これを実現するためにはこの処理が必要になる」といった要素に気づくことができます。
これが、フローの抜け漏れチェックにつながります。

仮にこの抜け漏れチェックをせずにフローを開始してしまったら、大きな問題が発生するかもしれません。
フローチャートを作っておくことで、手戻りが起きたり、リリースしたサービスを停止しなければならないなど、経営的なコストやリスクを伴う問題を事前につぶすことができるのです。

例えば、顧客の入力した情報に応じてメールを一斉送信するような業務があったとします。
メールを作成したり、情報を取り込んだり、チェックしたり、送信したりと、簡単そうに見えるタスクでも工程は数多く存在し、一つでもミスをすれば大きな問題になりかねません。

こういった場合には、フローチャートが非常に有効です。
事前にフローを可視化したうえで「ここはダブルチェックを入れたほうがいい」「誤送信を防ぐための仕組みを導入しよう」といった議論をしておけば、ミスを未然に防ぐことができます。

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さて、ここからはフローチャートの具体的な作成方法について解説していきます。

実用的なフローチャートを作る6つのポイント

フローチャートの書き方とルールには、規格や形式がいくつかあります。

データフロー図（DFD）
日本工業規格（JIS）
BPMN形式
NOMA方式フローチャート
産能大式
業務フローチャート

もし特定の企画・形式が指定されている場合には、そのルールに則ってフローチャートを作成する場合がありますが、いずれも基本的な構造自体は変わりません。

ここでは、上記6つの企画・形式に共通する、フローチャートの基本的な作成方法とルールを学んでいきましょう。

①フローにおける工程をすべて洗い出す

フローチャートを作るときに、いきなり記号を書いたりつなげたりするところから始めてしまうと、要素の抜け漏れが発生したり、後で考慮できていなかった事象が見つかって作成し直す必要が生じたりしてしまいます。

まずは、業務におけるすべてのプロセスを洗い出すことから始めましょう。

フローチャートを書くことは一旦忘れて、業務やシステムのことを思い返し、どのような工程や処理が発生しているかを一つずつ書き出してみてください。

そして、洗い出した工程や処理のうち、フローチャートに含めるべきものを決めましょう。

フローチャートに含めるべきかどうかの判断においては「特に重要なプロセスであること」「プロセスの粒度が揃っていること」の2点を重視しましょう。

②要素は「左上から右下に」時系列に配置する

フローチャートは文字どおり「流れ図」であり、全体のプロセスが一連の流れとして認識できるように図示する必要があります。

人間の目線は左上から右下に動くと言われているので、フローチャートも直感的に視認できるように「左から右に」「上から下に」という時系列に要素を配置してください。

このとき、要素の厳密な位置を調整する必要はありません。
あとで修正することを見越して、おおまかな配置場所を見極めていきましょう。

③基本的な記号のみを正しく使う

フローチャートを作っていると「もっとこういう表現がしたい」「もっとこんな記号を使ったほうがよいかもしれない」という欲求にかられるかもしれません。

しかし、フローチャートは無数の現場で利用され、そのルールのもとで実用性が立証されてきたツールです。基本的な記号をむやみに追加する必要はありません。
逆に言えば、どうしても別の記号を使わなければ表現できないような内容である場合、それはフローチャートで作成すべきでないということです。

業務やシステムの構造・流れを可視化する方法は他にもいくつかありますので、他のツールとも比較検討したうえで、フローチャートが適切かどうか判断するようにしてください。

④3つの「基本構造」を理解したうえで作図する

フローチャートは、実は「順次構造」「分岐構造」「反復構造」という3つの基本構造を組み合わせて成り立っているものです。

順次構造：記述されている順番どおりに処理する
分岐構造：条件によって処理内容が分岐する
反復構造：条件を満たすまで処理を繰り返す

これを頭に入れておけば「この場合は分岐しないから順次構造だな」「いくつかパターンがあるから分岐構造だな」「何度か繰り返す処理だから反復構造だな」などの判断がすぐにできるようになります。

単なる図形の羅列だと思うと難しく感じますが、実は3つの構造を組み合わせているだけだと理解できると、フローチャートを作成するのも読み解くのも簡単になるでしょう。

⑤見やすくわかりやすいデザインを心がける

フローチャートは非常にシンプルな図形だけを使って作成できるため、非デザイナーの方でも比較的に簡単に、見やすくわかりやすく作図することができます。

しかし、デザインの原則をいくつかおさえるだけでより良いフローチャートになりますので、下記の5つのルールを守るようにしてみてください。

色数を過剰に増やさない（使う色数は4つ程度に収める）
図形は縦横の列を揃えて配置する
それぞれの要素について、図形のサイズを揃える
要素同士の間隔を空け、複数の要素を重ねて配置しない
図形内のテキストは、文字量をできる限り少なくする

⑥1つのフローは1ページ内に収める

複数のページにまだがるフローチャートは、全体像が見えなくなるうえに、フローチャート同士のつながりがわかりづらく、非常に理解しづらいものになります。

そのため、フローチャートを作成する際には、1つのフローは1ページ内に収めるようにしましょう。
仮に1ページに収まらない場合、それは1つのフローとして作図すべきでないということです。複数のフローに分けてみてください。

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ここまでご紹介した内容に基づき、ご自身でフローチャートを作ってみようとしている方にとって、一番のお悩みは「どのツールで作成しようか...」という点だと思います。

フローチャートは手書きで作成する場合もありますが、メンバーに共有したり保存しておく場合には、やはりデジタルが便利ですよね。
しかし、PowerPointやExcelで作ろうとすると、操作がおぼつかなかったり、ついデザインに凝ってしまったり、必要のない部分に時間をかけてしまったり...ということがよくあります。

そこでおすすめなのが、フローチャートを簡単に作れる「Strap」です。

（この記事の画像は、すべてStrapで制作したものです。）

「Strap」は「オンラインホワイトボード」と呼ばれるクラウドツールです。

ホワイトボードのような広い空間に、文字や画像、図形、アイコンなどを自由に配置できるのはもちろん、要素にリンクを設定したり、URLで簡単に共有することもできます。
他のメンバーとリアルタイムで共同作業することもできるので、複数人で相談しながらフローチャートを作成可能です。また、付箋でコメントをつけてもらうこともできるので、作ったフローチャートに意見をもらって改善することも簡単にできます。

開発・提供しているのは、UI/UXデザインの世界で非常に有名な株式会社グッドパッチです。
グッドパッチのデザインノウハウが結集されたツールなので、ITツールに不慣れな人でもすぐに操作でき、誰が扱ってもデザイン性の高いホワイトボードが作成できる点が高い評価を受けています。

多くの日系大手企業が導入し、オンラインコミュニケーションの効率化を達成しています。

まとめ

フローチャートは、複雑な事象を分かりやすく整理し伝えることのできる非常に優れたツールです。
この記事で解説している作り方の基本やポイントをおさえれば、誰でも簡単にわかりやすいフローチャートが作れるでしょう。

フローチャートを作るにあたり、作成の容易さ・再編集性・保存性・共有性などを考慮すると、専門のツールを利用することが望ましいです。
いきなり有料ツールを導入するのはハードルが高いと思いますので、まずは無料トライアルができるツールから試してみてはいかがでしょうか。

Strapの資料は、以下のURLからダウンロードしてください。

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